Le droit comptable oblige l'entreprise à mettre en place une organisation qui permette :
la saisie, l'enregistrement et la conservation des données sur des registres comptables ;
le contrôle de l'exactitude des données et des procédures de traitement ;
la production des états financiers nécessaires.
La généralisation de l'informatique comme outil de tenue d'une comptabilité a conduit le législateur à assouplir les conditions de forme
I LES SOURCES LÉGALES ET RÉGLEMENTAIRES DE L'ORGANISATION COMPTABLE
Le code du commerce, à travers la loi comptable du 30/04/83 indique :
"Toute personne physique ou morale ayant la qualité de commerçant doit procéder à l'enregistrement comptable des mouvements affectant le patrimoine de son entreprise; ces mouvements sont enregistrés chronologiquement.
Elle doit contrôler par inventaire, au moins une fois tous les douze mois, l'existence et la valeur des éléments actifs et passifs du patrimoine de l'entreprise.
Elle doit établir des comptes annuels à la clôture de l'exercice au vu des enregistrements comptables et de l'inventaire. Ces comptes comprennent le bilan annuel, le compte de résultat et une annexe : ils forment un tout indissociable."
"Les documents comptables sont établis en franc et en langue française.
Les documents comptables et les pièces justificatives sont conservées pendant dix ans.
Les documents comptables relatifs à l'enregistrement des opérations et à l'inventaire sont établis et tenus sans blanc ni altération d'aucune sorte, ….."
Le décret d'application du 29/11/83 précise :
"Tout commerçant tient obligatoirement un livre-journal,, un grand-livre et un livre d'inventaire.
Le livre journal et le livre d'inventaire sont côtés et paraphés, dans la forme ordinaire et sans frais, par le greffier du tribunal de commerce ou, le cas échéant, du tribunal de grande instance statuant en matière commerciale, au registre duquel, le commerçant est immatriculé. Chaque livre reçoit un numéro d'identification répertorié par le greffier sur un registre spécial.
Par dérogation à l'alinéa précédent, des documents informatiques écrits peuvent tenir lieu de livre-journal et de livre d'inventaire; dans ce cas , ils doivent être identifiés, numérotés et datés dès leur établissement par des moyens offrant toute garantie en matière de preuve".
"Un document décrivant les procédures, et l'organisation comptable est établi par le commerçant dès lors que ce document est nécessaire à la compréhension du système de traitement et à la réalisation des contrôles.
Ce document est conservé aussi longtemps qu'est exigé la présentation des documents comptables auxquels il se rapporte."
"Les mouvements affectant le patrimoine de l'entreprise sont enregistrés opération par opération et jour par jour sur le livre-journal.
Tout enregistrement comptable précise l'origine, le contenu et l'imputation de chaque donnée ainsi que les références de la pièce justificative qui l'appuie.
Les opérations de même nature, réalisés en un même lieu et au cours d'une même journée, peuvent être récapitulées sur une pièce justificative unique………."
Les pièces justificatives sont classées dans un ordre défini au document visé à l'article 1er.
"Les écritures du livre-journal sont portées sur le grand-livre et ventilées selon le plan de comptes du commerçant"
"Le livre-journal et le grand-livre sont détaillés en autant de journaux auxiliaires et de livres auxiliaires que les besoins du commerce l'exigent.
Les écritures portées sur les journaux et les livres auxiliaires sont centralisées une fois par mois au moins sur le livre-journal et le grand-livre".
II L'ORGANISATION COMPTABLE Avec journal unique
Sur la base de ces dispositions légales et réglementaires, évoquées précédemment, il est possible de dresser un schéma récapitulatif de l'organisation comptable avec journal unique (On parle aussi de système classique).
2°) Les pièces justificatives
Les pièces justificatives sont les documents (factures d'achat, double des facture de ventes, souches de chèques, pièces de caisse, double des bulletins de paye, ……..) qui sont à l'origine d'un enregistrement comptable.
Délai de conservation : 10 ans
Les pièces justificatives doivent être contrôlées (vérification des erreurs éventuelles) , classées par nature et référencées dans un ordre logique. On peut également les prétotaliser et les précomptabiliser pour accélérer le travail de saisie
Exemple : on souhaite précomptabiliser la pièce justificative suivante extraite de la comptabilité de l'entreprise DURAND :
20/10/97 Pièce de caisse n° 1
Recette Dépense
Achat de timbres postes 300 F
Première solution : on agrafe un ticket comptable (document pré-imprimé) sur la pièce justificative et on procède à la précomptabilisation.
Remarque : on peut aussi reproduire sur la pièce justificative le dessin d'un ticket comptable avec un tampon.
Deuxième solution : on précomptabilise sur un bordereau de saisie (feuille de papier reproduisant une grille de saisie)
3°) Le livre-journal
Le livre-journal est un registre obligatoire sur lequel les opérations sont enregistrées chronologiquement sous la forme d'une écriture (ou article)
Délai de conservation : 10 ans
Un formalisme particulier est imposé au comptable car le livre-journal peut être utilisé comme moyen de preuve :
le livre-journal doit être tenu sans blanc ni ratures ; il est interdit d'effacer et d'utiliser des encrivores.
le livre-journal doit être coté (numérotation des pages et indication du nombre de pages) et paraphé (signature pour authentification) par le greffier du tribunal de commerce ou du tribunal de grande instance statuant en matière commerciale.
Les erreurs doivent être corrigées par des écritures de contrepassation : on passe l'écriture erronée en sens inverse pour l'annuler, puis on passe la bonne écriture.
Exemple : l'enregistrement de la pièce comptable précédente sera structuré ainsi :
20/10/97
626 Frais postaux….. 300,00
530 Caisse 300,00
Pièce de caisse n° 1
4°) Le grand-livre
Le grand-livre est un registre obligatoire qui regroupe tous les comptes de l'entreprise. Il est "alimenté" par le report des écritures au journal.
Il peut être détaillé en autant de grands livres auxiliaires si le besoin s'en fait sentir (la plupart des entreprises choisissent de disposer d'un grand-livre général, d'un grand livre auxiliaire des clients et d'un grand livre auxiliaire des fournisseurs).
Délai de conservation : 10 ans.
Conditions de forme : aucune condition de forme n'est prévue.
5°) La balance
La balance est un tableau qui récapitule à un moment donné, pour tous les comptes de l'entreprise, le total des débits, le total des crédits et le solde.
C'est un moyen de contrôle des égalités suivantes propres à toutes comptabilités :
Si ces égalités ne sont pas vérifiées, cela signifie qu'il y a eu erreur dans un ou plusieurs enregistrements (non respect de la partie double, écritures non équilibrées) ou erreur de totalisation ou de calcul d'un solde.
La balance ne permet pas de détecter toutes les erreurs (oubli d'opérations, erreurs de calcul qui se compensent, erreurs sur les noms des comptes.
Exemple : la balance de l'entreprise DURAND pour le mois d'octobre 1998 se présente de la sorte :
Balance au 31/10/98
N° cptes Nom des comptes Sommes Soldes
Débit Crédit Débit Crédit
101 Capital 100 000,00 100 000,00
215 Installations techniques 50 000,00 50 000,00
370 Stocks de marchandises 30 000,00 30 000,00
401 Fournisseurs 40 000,00 40 000,00
512 Banque 85 000,00 6 000,00 79 000,00
530 Caisse 1 000,00 300,00 700,00
607 Achats de marchandises 40 000,00 40 000,00
626 Frais postaux 300,00 300,00
707 Ventes de marchandises 60 000,00 60 000,00
TOTAUX 206 300,00 206 300,00 200 000,00 200 000,00
La balance est aussi un moyen d'information : elle est établie au moins une fois par mois pour des raisons fiscales ou pour faire le point de la gestion.
A la fin de l'exercice comptable il est dressé une "balance avant inventaire" et une "balance après inventaire".
6°) Le livre d'inventaire
Le livre d'inventaire est un registre obligatoire qui regroupe les données d'inventaire et sur lequel sont transcrits les documents de synthèse (bilan, compte de résultat, annexe)
Délai de conservation : 10 ans
Conditions de forme : conditions identiques à celles du livre journal.
III l'organisation comptable avec division du journal
Le livre-journal est divisé en journaux spécialisés appelés journaux auxiliaires ou journaux divisionnaires ainsi que le montre le schéma ci-après.
(1) cliquez pour obtenir un commentaire
La division du journal permet aussi la division du travail comptable. On peut facilement imaginer une structure dans laquelle chaque employé de comptabilité est spécialisé sur un journal ; le chef comptable étant chargé de coordonner et de contrôler l'ensemble. La division du journal présente tout de même le risque de double enregistrement d'une opération.
Exemple : supposons qu'il faille enregistrer un retrait d'espèces de 1 000 F en banque pour alimenter la caisse.
L'employé spécialisé dans la tenue du journal de caisse va passer l'écriture suivante :
Journal de caisse
530 Caisse 1 000,00
512 Banque 1 000,00
Pièce de caisse n°…..
L'employé spécialisé dans la tenue du journal de banque va passer l'écriture suivante :
Journal de banque
530 Caisse 1 000,00
512 Banque 1 000,00
Bordereau de retrait d'espèces n°…..
On constate que le compte caisse et que le compte banque ont été respectivement débités et crédités deux fois.
Pour éviter cette erreur, on utilise le 580 "virements internes". Chaque employé utilisera ce compte en contrepartie du compte de trésorerie dont il assure le suivi comptable :
L'employé spécialisé dans la tenue du journal de caisse va passer l'écriture suivante :
Journal de caisse
530 Caisse 1 000,00
580 Virements internes 1 000,00
Pièce de caisse n°…..
L'employé spécialisé dans la tenue du journal de banque va passer l'écriture suivante :
Journal de banque
580 Virements internes 1 000,00
512 Banque 1 000,00
Bordereau de retrait d'espèces n°…..
On constate que le compte caisse et que le compte banque ont été respectivement débités et crédités une seule fois.
Dans tous les cas, le compte "580 Virements internes" n'est utilisé que quand il y a risques de double enregistrement.
IV LES CHANGEMENTS ORGANISATIONNELS LIÉS A L'INFORMATISATION DE LA COMPTABILITÉ
L'informatisation de la comptabilité ne remet pas en cause le schéma de l'organisation comptable en offrant une possibilité supplémentaire de contrôle d'exactitude et de cohérence des données saisies. Le schéma ci-après se présente donc comme un organigramme de traitement.
Les logiciels de comptabilité sont le plus souvent "multisociétés" : ils permettent la tenue simultanée de plusieurs dossiers. Chaque dossier constitue une comptabilité d'entreprise.
Lors de la création d'un dossier, il faut procéder à quelques travaux de paramétrage (identification de l'entreprise, définition de l'exercice comptable , création d'un plan de comptes ou aménagement du plan de comptes proposé par défaut par le logiciel, choix d'un journal unique ou d'un journal divisé.
La saisie des opérations se fait dans un registre électronique appelé BROUILLARD.
Les écritures passées sont alors dites "provisoires". Le comptable édite quotidiennement le brouillard et contrôle les écritures passées ; il peut éventuellement corriger les erreurs d'imputation (mauvais numéros de compte et/ou mauvais montants).
Une fois contrôlées, les écritures provisoires doivent devenir définitives.
Le comptable doit alors VALIDER les écritures. La validation a pour effet supprimer les écritures du brouillard et de les reporter les écritures à titre définitif dans le grand-livre.
Une écriture validée ne peut être corrigée que par contrepassation dans le nouveau brouillard et nouvelle validation.
La mise à jour du plan de comptes, la consultation et l'édition sélective du journal, comptes et documents de synthèse devient extrêmement souple.
V Exercice de synthÈse
M DURAND crée une entreprise d'auto-école, le 1er octobre 1997 (AUTO ECOLE DU SUD) et dépose à sa banque le même jour sur un compte professionnel, une somme de 150 000 F prélevée sur sa fortune personnelle.
Il effectue ensuite les opérations suivantes :
03/10 : retrait de la banque pour alimenter la caisse de son entreprise : 6 000 F
05/10 : achat d'un véhicule automobile : 65 000 F par chèque.
06/10 : achat d'un micro ordinateur 10 600 F , d'un logiciel de gestion pour les auto-écoles 7 400 F.
Paiement ½ au comptant par chèque, ½ à crédit auprès du fournisseur AMS Informatique.
07/10 : emprunt de I 0 000 F à la banque.
08/10 : Le fournisseur AMS Informatique rembourse pour 2 000 F par chèque pour tenir compte d'une
chute brutale des prix de l'informatique.
09/10 : achat de fournitures de bureau pour 1 000 F à crédit, fournisseur "Papeterie Gerbert".
09/10 : achat d'une imprimante laser couleur 3 500 F, par chèque.
10/10 : réception d'une facture d'avoir adressée par le fournisseur "Papeterie Gerbert" (200 F ont été
comptés en trop sur la facture du 09/10)
15/10 : recettes de la lière quinzaine, 2 250 F encaissées en espèces.
16/10 : remboursement à un client d'une leçon facturée en trop :150 F, en espèces.
17/10 : délivrance de la carte grise du véhicule : 400 F et de la vignette : 350 F par chèques
18/10 : paiement par chèque de l'assurance du véhicule : 6 700 F.
19/10 : publicité passée dans le journal 250 F, payée en espèces.
20/10 : paiement des intérêts sur l'emprunt : 1500 F par prélèvement automatique
21/10 : règlement d'une partie du solde au fournisseur AMS informatique : 5 000 F, par chèque.
24/10 : contravention pour stationnement interdit à l'occasion de l'activité professionnelle : 150 F, payé en
espèces.
28/10 : pourboire remis exceptionnellement par un client pour la réussite au permis : 100 F en espèces.
30/10 : paiement par chèque des achats d'essence du mois : 2 300 F.
31/10 : paiement du salaire de la secrétaire à temps partiel : 3 000 F, par chèque.
31/10 : recettes de la 2ème quinzaine : 6 450 F dont 450 F en chèques remis sur le compte en banque, le reste
en espèces.
Travail à faire :
1°) Présentez le bilan d'ouverture,
2°) Enregistrez les opérations au journal et procédez au report dans le grand-livre,
3°) Présentez la balance au 31/10/97,
4°) Présentez le bilan et le compte de résultat au 31/10/97,
5°) Commentez la situation de l'entreprise au 31/10/97.
ouverture
BILAN AU 01/10/97
ACTIF PASSIF
Banque 150 000,00 Capital 150 000,00
TOTAUX 150 000,00 TOTAUX 150 000,00
Enregistrement des opérations au journal et report dans le grand livre.
01/10
512 Banque 150 000,00
101 Capital 150 000,00
Bordereau de remise de chèque n°…
03/10
530 Caisse 6 000,00
512 Banque 6 000,00
Bordereau de retrait d'espèces n°…..
05/10
2182 Matériel de transport 65 000,00
512 Banque 65 000,00
Fact n°…..Ch n°…..
06/10
2183 Matériel de bureau et informatique 10 600,00
205 Concessions….. 7 400,00
404 Fournisseurs d'immob. 9 000,00
512 Banque 9 000,00
Fact n°…..Ch n°…..
07/10
512 Banque 10 000,00
164 Emprunts……. 10 000,00
Avis de crédit n°…..
08/10
512 Banque 2 000,00
2183 Matériel de bureau et informatique 2 000,00
Fr AMS S/Ch n°….
09/10
6064 Fournitures administratives 1 000,00
401 Fournisseurs 1 000,00
Fact n°….
09/10
2183 Matériel de bureau et informatique 3 500,00
512 Banque 3 500,00
Ch n°….
10/10
401 Fournisseurs 200,00
6064 Fournitures administratives 200,00
Avoir n°….
15/10
530 Caisse 2 250,00
706 Prestations de services 2 250,00
Pièce de caisse n° ….
16/10
706 Prestations de services 150,00
530 Caisse 150,00
Pièce de caisse n°…...
17/10
635 Autres impôts et taxes 750,00
512 Banque 750,00
Ch n°….
18/10
616 Primes d'assurances 6 700,00
512 Banque 6 700,00
Quittance n°…Ch n°….
19/10
623 Publicité…….. 250,00
530 Caisse 250,00
Fact n°…Ch n°….
20/10
661 Charges d'intérêts 1 500,00
512 Banque 1 500,00
Avis de débit n°….
21/10
404 Frs d'immobilisations 5 000,00
512 Banque 5 000,00
Ch n°….
24/10
671 Charges exceptionnelles /op. de gestion 150,00
530 Caisse 150,00
Pièce de caisse n°…..
28/10
530 Caisse 100,00
771 Produits exceptionnels /op. de gestion 100,00
Pièce de caisse n°…….
30/10
6061 Fournitures non stockables 2 300,00
512 Banque 2 300,00
Fact n°….….Ch n°….
31/10
641 Rémunération du personnel 3 000,00
512 Banque 3 000,00
Selon livre de paye Ch n°….
d°
512 Banque 450,00
530 Caisse 6 000,00
706 Prestations de service 6 450,00
Bordereaux de remise de chèques n°… et d'espèces n°….
101 Capital 164 Emprunts
150 000,00 01/10 10 000,00 07/10
0,00 150 000,00 10 000,00 10 000,00
31/10 SC 150 000,00 31/10 SC 10 000,00
150 000,00 150 000,00 10 000,00 10 000,00
205 Concessions…. 2182 Matériel de transport
06/10 7 400,00 05/10 65 000,00
7 400,00 0,00 65 000,00 0,00
7 400,00 SD 31/10 65 000,00 SD 31/10
7 400,00 7 400,00 65 000,00 65 000,00
2183 Matériel de bureau et informatique 401 Fournisseurs
06/10 10 600,00 2 000,00 08/10 200,00 1 000,00 09/10
09/10 3 500,00 200,00 1 000,00
12 100,00 0,00 800,00 SD 31/10
12 100,00 SD 31/10 1 000,00 1 000,00
14 100,00 14 100,00
404 Fournisseurs d'immobilisations
21/10 5 000,00 9 000,00 06/10
5 000,00 9 000,00
31/10 4 000,00
9 000,00 9 000,00
512 Banque 530 Caisse
01/10 150 000,00 03/10 6 000,00 150,00 16/10
6 000,00 03/10 15/10 2 250,00 250,00 19/10
65 000,00 05/10 28/10 100,00 150,00 24/10
9 000,00 06/10 31/10 6 000,00
07/10 10 000,00 14 350,00 550,00
08/10 2 000,00 13 800,00 SD
3 500,00 09/10 14 350,00 14 350,00
750,00 17/10
6 700,00 20/10 6061 Fournitures non stockables
1 500,00 21/10 30/10 2 300,00
5 000,00 30/10 2 300,00 0,00
2 300,00 31/10 2 300,00 SD 31/10
3 000,00 31/10 2 300,00 2 300,00
31/10 450,00
162 450,00 102 750,00
59 700,00 SD 31/10
162 450,00 162 450,00
6064 Fournitures administratives 616 Primes d'assurances
09/10 1 000,00 200,00 10/10 18/10 6 700,00
1 000,00 200,00 6 700,00 0,00
800,00 SD 31/10 6 700,00 SD
1 000,00 1 000,00 6 700,00 6 700,00
623 Publicité,…… 635 Autres impôts et taxes
19/10 250,00 15/10 750,00
250,00 0,00 750,00
250,00 SD 31/10 750 SD
250,00 250,00 750,00 750,00
641 Rémunération du personnel 661 Charges d'intérêts
31/10 3 000,00 20/10 1 500,00
3 000,00 0,00 1 500,00 0,00
3 000,00 SD 31/10 1 500,00 31/10
3 000,00 3 000,00 1 500,00 1 500,00
671 Charges exceptionnelles,…… 706 Prestations de services
24/10 150,00 16/10 150,00 2 250,00 15/10
150,00 150,00 6 450,00 31/10
150,00 SD 31/10 150,00 8 700,00
150,00 150,00 31/10 SC 8 550,00
8 700,00 8 700,00
771 Produits exceptionnels
100,00 28/10
0,00 100,00
SC 100,00
100,00 100,00
Balance au 31/10/98
Balance au 31/10/97
N° cptes Nom des comptes Sommes Soldes
Débit Crédit Débit Crédit
101 Capital 150 000,00 150 000,00
164 Emprunts 10 000,00 10 000,00
205 Concessions,………. 7 400,00 7 400,00
2182 Matériel de transport 65 000,00 65 000,00
2183 Matériel de bureau 14 100,00 2 000,00 12 100,00
401 Fournisseurs 200,00 1 000,00 800,00
404 Fournisseurs d'immobilisations 5 000,00 9 000,00 4 000,00
512 Banque 162 450,00 102 750,00 59 700,00
530 Caisse 14 350,00 550,00 13 800,00
6061 Fournitures non stockables 2 300,00 2 300,00
6064 Fournitures administratives 1 000,00 200,00 800,00
616 Primes d'assurances 6 700,00 6 700,00
623 Publicité,……… 250,00 250,00
635 Autres impôts et taxes 750,00 750,00
641 Rémunération du personnel 3 000,00 3 000,00
661 Charges d'intérêts 1 500,00 1 500,00
671 Charges exceptionnelles 150,00 150,00
706 Prestations de services 150,00 8 700,00 8 550,00
771 Produits exceptionnels 100,00 100,00
TOTAUX 284 300,00 284 300,00 173 450,00 173 450,00
Bilan et compte de résultat au 31/10/97
Compte de résultat au 31/10/97
Charges Produits
Fournitures non stockables 2 300,00 Prestations de services 8 550,00
Fournitures administratives 800,00 Produits exceptionnels 100,00
Primes d'assurances 6 700,00
Publicité,……… 250,00
Autres impôts et taxes 750,00
Rémunération du personnel 3 000,00
Charges d'intérêts 1 500,00
Charges exceptionnelles 150,00
Total des charges 15 450,00 Total des produits 8 650,00
Résultat (Perte) 6 800,00
TOTAUX 15 450,00 TOTAUX 15 450,00
BILAN AU 31/10/97
ACTIF PASSIF
ACTIF IMMOBILISE CAPITAUX PROPRES
Concessions,………. 7 400,00 Capital 150 000,00
Matériel de transport 65 000,00 Résultat (Perte) - 6 800,00
Matériel de bureau 12 100,00 TOTAUX I 143 200,00
TOTAUX I 84 500,00 DETTES
ACTIF CIRCULANT Emprunt 10 000,00
Banque 59 700,00 Fournisseurs 800,00
Caisse 13 800,00 Fournisseurs d'immobilisations 4 000,00
TOTAUX II 73 500,00 TOTAUX II 14 800,00
TOTAUX I + II 158 000,00 TOTAUX I + II 158 000,00
Situation de l'entreprise au 31/10/97
L'entreprise est actuellement en perte. Cette situation est typique des entreprises en phase de création (les recettes sont encore insuffisantes pour couvrir les charges nécessaires au démarrage de l'activité). Il convient d'attendre quelques mois pour apprécier à nouveau la situation
Le droit comptable oblige l'entreprise à mettre en place une organisation qui permette :
la saisie, l'enregistrement et la conservation des données sur des registres comptables ;
le contrôle de l'exactitude des données et des procédures de traitement ;
la production des états financiers nécessaires.
La généralisation du traitement de données comme l'outil de tenue d'une comptabilité a mené le législateur pour ramollir les conditions de forme
Je LES SOURCES LÉGALES ET STATUTAIRES DE L'ORGANISATION DE COMPTABILITÉ
Le code de l'affaire, par la loi du 30/04/83 de comptabilité indique :
"Chaque personne physique ou morale ayant la qualité du magasinier doit passer à l'enregistrement de comptabilité des mouvements affectant le patrimoine de sa société; ces mouvements sont chronologiquement enregistrés.
Elle doit contrôler par l'inventaire, au moins une fois tous les douze mois, l'existence et la valeur des éléments actifs et passifs du patrimoine de la société.
Elle doit établir des comptes annuels dans la barrière de l'exercice en vue des enregistrements de comptabilité et de l'inventaire. Ces comptes incluent l'équilibre annuel, le compte de résultats et une annexe : ils se forment tout à fait inséparable. "
"Les documents de comptabilité sont établis en franc et en langue française.
Les documents de comptabilité et les documents sont tenus pendant dix ans.
Les documents de comptabilité quant à l'enregistrement des opérations et à l'inventaire sont établis et tenus sans blanc ni le changement de personne ne sort.. "
Le décret de demande de précis 29/11/83 :
"Chaque magasinier tient nécessairement un journal de livre, un grand livre et un livre d'inventaire.
La main courante et le livre d'inventaire sont des côtés et paraphés, en forme commune et gratuite, par le clerc de la cour d'affaire ou, au cas ou, le tribunal civil régnant dans le matériel commercial, dans dont le registre, le magasinier est enregistré. Chaque livre reçoit un certain nombre d'identification inscrite par le clerc de la cour sur un registre spécial.
Contrairement au paragraphe précédent, des documents informatiques écrits peuvent tenir la place du livre d'inventaire et journal de livre; dans ce cas, ils doivent être identifiés, numérotés et datés leur établissement par des moyens offrant n'importe quelle garantie dans la preuve ".
"Un document décrivant les procédures et l'organisation de comptabilité est établi par le magasinier puisque ce document est nécessaire pour la compréhension du système de traitement et pour la réalisation des commandes.
Ce document est tenu tant qu'est exigé la présentation des documents de comptabilité dont il se rapporte. "
"Les mouvements affectant le patrimoine de la société sont l'opération enregistrée par l'opération et dans le jour un jour sur le journal de livre.
N'importe quel enregistrement de comptabilité clarifie l'origine, le contenu et l'imputation de chaque donnée aussi bien que les références de la preuve écrite qui lui donne du repos.
On peut récapituler les opérations de la même nature, comprise en même place et pendant le même jour, sur une preuve écrite unique. "
Les documents sont classifiés dans un ordre défini au document a visé au 1e article.
"Les écritures du journal de livre sont concernées le grand livre et aérées selon le plan des comptes du magasinier"
"Le journal de livre et le grand livre sont détaillés tant de journaux auxiliaires et des livres auxiliaires comme les besoins de l'affaire l'exigent.
Les écritures ont concerné des journaux et on centralise des livres auxiliaires une fois par mois au moins sur le journal de livre et le grand livre ".
II LA COMPTABILITÉ AVEC ORGANISATION journal unique
Sur la base de ceux des capacités légales et statutaires, évoquées précédemment, il est possible de lever un plan récapitulant de l'organisation de comptabilité avec le journal unique (Nous parlons aussi du système classique).
2 °) documents
Les documents sont des documents (les factures d'achat, double de la facture de ventes, les souches d'arbre de contrôles, des pièces de monnaie, doubles de bulletins de salaire, …) qui est à l'origine d'un enregistrement de comptabilité.
Période de conservation : 10 ans
Les documents doivent être contrôlés (le contrôle des erreurs possibles), classifiés par la nature et faits référence dans un ordre logique. Nous pouvons aussi prétotaliser et précomptabiliser accélérer le travail de saisie
Exemple : nous souhaitons à précomptabiliser la preuve écrite suivante extraite de la comptabilité de la société DURAND :
20/10/97 morceau Liquide N 1
Recette Dépense
L'achat de cachets poste 300 F
Première solution : nous attachons un billet de comptabilité (le document pré imprimé) sur la preuve écrite et nous passons au preposting.
Remarque : nous pouvons aussi reproduire sur la preuve écrite le dessin d'un billet de comptabilité avec une prise.
La deuxième solution : nous précomptabilise dans une liste de saisie (papier reproduisant une rampe de saisie)
3 °) le journal de livre
Le journal de livre est un registre obligatoire sur lequel les opérations sont chronologiquement enregistrées sous la forme d'une écriture (ou l'article)
Période de conservation : 10 ans
Un formalisme particulier est imposé au comptable parce que le journal de livre peut être utilisé comme les moyens de preuve :
Le journal de livre doit être tenu sans blanc, ni effacements; on cela interdit d'effacer et utiliser encrivores.
Le journal de livre doit être cité (le numérotage de pages et l'indication du numéro de pages) et paraphé (la signature pour l'authentification) par le clerc de la cour d'affaire ou le tribunal civil régnant dans le matériel commercial.
Les erreurs doivent être corrigées par les écritures de contrepassation : nous croisons l'écriture fausse l'autre voie autour pour l'annuler, alors nous croisons la bonne écriture.
Exemple : l'enregistrement de la pièce de monnaie précédente fera ainsi être structuré :
20/10/97
Expédiez récemment par la poste 626 .. 300,00
530 Boîte 300,00
Morceau liquide N 1
4 °) le grand livre
Le grand livre est un registre obligatoire que des groupes ensemble tous les comptes de la société. Il est "alimenté" par l'ajournement d'écritures dans le journal.
Il peut être détaillé tant de grands livres auxiliaires si le besoin surgit (la plupart des sociétés veulent avoir une comptabilité générale, un grand livre auxiliaire des clients et un grand livre auxiliaire des fournisseurs).
Période de conservation : 10 ans.
Les conditions de forme : aucune condition de forme n'est prévue.
5 °) l'équilibre
L'équilibre est une image qui récapitule à un certain point, pour tous les comptes de la société, le total des débits, le total des crédits et l'équilibre.
C'est le moyen de vérification des égalités suivantes appropriées à n'importe quelles comptabilités :
Si ces égalités ne sont pas vérifiées, cela signifie qu'il y avait l'erreur dans un ou plusieurs enregistrements (non la conformité avec la partie double, des écritures non équilibrées) ou l'erreur de complément ou le calcul d'un équilibre.
L'équilibre ne permet pas de découvrir toutes les erreurs (la négligence d'opérations, des erreurs dans le calcul qui contrebalancent, des erreurs sur les noms des comptes.
Exemple : l'équilibre de la société DURAND pour octobre 1998 apparaît si :
Libra 31/10/98
N cptes Nom des comptes les Ventes Somme
Crédit de Débit de Crédit de Débit
101 Capital 100 000,00 100 000,00
215 Installations techniques 50 000,00 50 000,00
370 Actions de marchandises 30 000,00 30 000,00
401 Fournisseurs 40 000,00 40 000,00
512 Banque 85 000,00 6 000,00 79 000,00
530 Boîte 1 000,00 300,00 700,00
607 Achats de marchandises 40 000,00 40 000,00
Expédiez récemment par la poste 626 300,00 300,00
707 Ventes de marchandises 60 000,00 60 000,00
TOTAUX 206 300,00 206 300,00 200 000,00 200 000,00
L'équilibre est aussi le moyen d'information : elle est établie au moins une fois par mois pour des raisons fiscales ou passer en revue la gestion.
Dans la fin de comptabilité d'exercice financier est levé "un équilibre avant l'inventaire" et "un équilibre après l'inventaire".
6 °) le livre d'inventaire
Le livre d'inventaire est un registre obligatoire que des groupes ensemble les données d'inventaire et sur lequel sont des résumés transcrits (l'équilibre, le compte de résultats, l'annexe)
Période de conservation : 10 ans
Les conditions de forme : conditionne identique à ceux de la main courante.
III l'organisation de comptabilité avec division du journal
Le journal de livre est divisé dans des journaux spécialisés appelés auxiliaires journaux ou des journaux fractionnaires aussi bien que la montre le plan ci-dessous.
(1) Le clic pour obtenir un commentaire
La division du journal permet aussi la division du travail de comptabilité. Nous pouvons facilement imaginer une structure dans laquelle chaque employé de comptabilité est spécialisé sur un journal; le chef comptable était responsable de la coordination et de contrôler le jeu. La division du journal présente tout de même le risque de l'enregistrement double d'une opération.
Exemple : laissez-nous supposer qu'il est nécessaire d'enregistrer une retraite de 1 tris 000-f dans la banque pour alimenter la boîte.
L'employé s'est spécialisé dans la tenue du journal de boîte va croiser l'écriture suivante :
Journal de boîte
530 Boîte 1 000,00
512 Banque 1 000,00
Morceau liquide n ° …..
L'employé s'est spécialisé dans la tenue du journal de banque va croiser l'écriture suivante :
Journal de banque
530 Boîte 1 000,00
512 Banque 1 000,00
Erreur de retrait de tris n ° …..
Nous remarquons que la boîte de compte et que le compte casque a été deux fois respectivement produite et créditée.
Pour éviter cette erreur, nous utilisons 580 "des transferts internes". Chaque employé utilisera ce compte dans le retour du compte de finances dont la suite de comptabilité il assure :
L'employé s'est spécialisé dans la tenue du journal de boîte va croiser l'écriture suivante :
Journal de boîte
530 Boîte 1 000,00
580 Transferts internes 1 000,00
Morceau liquide n ° …..
L'employé s'est spécialisé dans la tenue du journal de banque va croiser l'écriture suivante :
Journal de banque
580 Transferts internes 1 000,00
512 Banque 1 000,00
Erreur de retrait de tris n ° …..
Nous remarquons que la boîte de compte et que le compte casque a été seulement une fois respectivement produite et créditée.
Dans chaque cas, le compte "580 Transferts internes" est utilisé seulement quand il y a les risques de l'enregistrement double.
IV LES CHANGEMENTS ORGANISATIONNELS ATTACHÉS À L'INFORMATISATION DE LA COMPTABILITÉ
L'informatisation de la comptabilité ne fait pas mettent en doute le plan de l'organisation de comptabilité en offrant une possibilité supplémentaire de contrôle d'exactitude et la cohérence des données saisies. Le plan ci-dessous apparaît ainsi comme un organigramme de traitement.
Le logiciel de comptabilité est surtout "des multisociétés" : ils permettent la tenue simultanée de plusieurs fichiers. Chaque fichier établit une comptabilité d'affaires.
Pendant la création d'un fichier, il est nécessaire de passer à quelques travaux d'arrangement de paramètre (l'identification de la société, la définition de l'année de comptabilité, la création d'un plan de comptes ou l'organisation du plan de comptes proposés par défaut par le logiciel, le choix d'un journal unique ou un journal divisé.
La saisie des opérations est faite dans un registre électronique appelé le BROUILLARD.
Les écritures passées sont alors dites "provisoire". Le comptable publie quotidiennement le brouillard et contrôle les écritures passées; il peut probablement corriger les erreurs d'imputation (de mauvais numéros de compte and\or s'élèvent mal ).
Une fois contrôlé, les écritures provisoires doivent devenir définitives.
Le comptable doit alors VALIDER des écritures. La validation a l'effet de tuer les écritures du brouillard et les remettre des écritures avec le titre définitif dans le grand livre.
Une écriture validée peut être corrigée seulement par contrepassation dans le nouveau brouillard et la nouvelle validation.
La mise à jour du plan de comptes, la consultation et l'édition sélective du journal, des comptes et des résumés devient extrêmement souple.
V Exercice de synthèse
LE M DURAND crée une société d'auto-école, le 1 octobre 1997 (l'ÉCOLE AUTOMOBILE DU SUD) et témoigner à sa banque le même jour sur un compte professionnel, une 150 somme 000-f prise de sa fortune personnelle.
Il fait alors les opérations suivantes :
03/10: La retraite de la banque pour alimenter la boîte de sa société : 6000 F
05/10: Achat d'un véhicule automobile : 65000 F par contrôle.
06/10: Achat d'un ordinateur de microphone 10600 F, d'un logiciel de gestion pour auto-écoles 7400 F.
Paiement ½ Dans argent comptant par contrôle, ½ À crédit avec le fournisseur AMS Informatique.
07/10: Prêt de moi 0 000 F à la banque.
08/10: Le fournisseur AMS Informatique paye de pour 2000 F par le contrôle pour tenir compte de celui
Chute de grossière des prix du traitement de données.
09/10: Achat de papeterie pour 1000 F à crédit, fournisseur "Papeterie Gerbert".
09/10: L'achat d'une imprimante colore le laser 3500 F, par le contrôle.
10/10: La réception d'une facture pour avoir envoyé par le fournisseur "la Papeterie Gerbert" (200 F était
Compté aussi sur la facture de 09/10)
15/10: Les reçus du lière environ quinze, 2250 F pris argent comptant.
16/10: Remboursement à un client d'une leçon chargée aussi 150 F, dans argent comptant.
17/10: Libération de la carte grise du véhicule : 400 F et du logo : 350 F par contrôles
18/10: Paiement par contrôle de l'assurance du véhicule : 6700 F.
19/10: Publicité croisée dans le journal 250 F, payés dans argent comptant.
20/10: Paiement d'intérêt au prêt : 1500 F par commande permanente
21/10: Règlement d'une partie de l'équilibre au fournisseur informatique AMS : 5000 F, par contrôle.
24/10: Excellent pour aucun stationnement à l'occasion de l'activité professionnelle : 150 F, payés là
Tris.
28/10: Bout remis exceptionnellement par un client pour le succès à la licence : 100 F dans argent comptant.
30/10: Paiement par contrôle des achats essentiels du mois : 2300 F.
31/10: Paiement du salaire du secrétaire à temps partiel : 3000 F, par contrôle.
31/10: Les reçus des 2ème environ quinze : 6450 F parmi lequel 450 F dans contrôles remis sur le compte bancaire, reste
Dans argent comptant.
Le travail à être fait :
1 °) Présente l'équilibre d'ouverture,
2 °) Enregistre les opérations dans le journal et passe à l'ajournement dans le grand livre,
3 °) Présente l'équilibre 31/10/97,
4 °) Présente l'équilibre et le compte de résultats 31/10/97,
5 °) Commentaire de la situation de la société 31/10/97.
Ouverture
ÉQUILIBRE 01/10/97
ACTIF PASSIF
Capital 150 000,00 banque 150 000,00
TOTAL 150 000,00 TOTAUX 150 000,00
Enregistrement des opérations dans le journal et l'ajournement dans le grand livre.
01/10
512 Banque 150 000,00
101 Capital 150 000,00
Liste de remise de contrôle n ° …
03/10
530 Boîte 6 000,00
512 Banque 6 000,00
Erreur de retrait de tris n ° …..
05/10
Matériel 2182 de transport 65 000,00
512 Banque 65 000,00
Fait n ° … .. HP n ° …..
06/10
2183 matériel de Bureau et traitement de données 10 600,00
205 Concessions .. 7 400,00
404 Fournisseurs d'immob. 9 000,00
512 Banque 9 000,00
Fait n ° … .. HP n ° …..
07/10
512 Banque 10 000,00
164 Prêts. 10 000,00
Conseil de crédit n ° …..
08/10
512 Banque 2 000,00
2183 matériel de Bureau et traitement de données 2 000,00
Fr AMS / HP n °.
09/10
6064 Papeterie administrative 1 000,00
401 Fournisseurs 1 000,00
Fait n °.
09/10
2183 matériel de Bureau et traitement de données 3 500,00
512 Banque 3 500,00
HP n °.
10/10
401 Fournisseurs 200,00
6064 Papeterie administrative 200,00
Ayez n °.
15/10
530 Boîte 2 250,00
706 Services 2 250,00
Morceau liquide N.
16/10
706 Services 150,00
530 Boîte 150,00
Morceau liquide n ° …...
17/10
635 Autres impôts et impôts 750,00
512 Banque 750,00
HP n °.
18/10
616 allocations d'Assurance 6 700,00
512 Banque 6 700,00
Acquittez n ° … l'HP n °.
19/10
623 Publicité … 250,00
530 Boîte 250,00
Fait n ° … HP n °.
20/10
661 Charges d'intérêts 1 500,00
512 Banque 1 500,00
Avis de débit n °.
21/10
404 francs d'immobilisations 5 000,00
512 Banque 5 000,00
HP n °.
24/10
671 Charges exceptionnelles / op. de gestion 150,00
530 Boîte 150,00
Morceau liquide n ° …..
28/10
530 Boîte 100,00
771 Produits exceptionnels / op. de gestion 100,00
Morceau liquide n °.
30/10
6061 Papeterie pas stockables 2 300,00
512 Banque 2 300,00
Fait n °. .Ch n °.
31/10
641 Paiement pour le personnel 3 000,00
512 Banque 3 000,00
Selon livre d'HP de paie n °.
D °
512 Banque 450,00
530 Boîte 6 000,00
706 Dispositions d'un service 6 450,00
Les listes de remise de contrôles n ° … et de tris n °.
101 Capital 164 Prêts
150 000,00 01/10 10 000,00 07/10
0,00 150 000,00 10 000,00 10 000,00
31/10 SC 150 000,00 31/10 SC 10 000,00
150 000,00 150 000,00 10 000,00 10 000,00
205 Concessions. Matériel 2182 de transport
06/10 7 400,00 05/10 65 000,00
7 400,00 0,00 65 000,00 0,00
7 400,00 SD 31/10 65 000,00 SD 31/10
7 400,00 7 400,00 65 000,00 65 000,00
2183 matériel de Bureau et traitement de données 401 Fournisseurs
06/10 10 600,00 2 000,00 08/10 200,00 1 000,00 09/10
09/10 3 500,00 200,00 1 000,00
12 100,00 0,00 800,00 SD 31/10
12 100,00 SD 31/10 1 000,00 1 000,00
14 100,00 14 100,00
404 Fournisseurs d'immobilisations
21/10 5 000,00 9 000,00 06/10
5 000,00 9 000,00
31/10 4 000,00
9 000,00 9 000,00
512 banque de Boîte 530
01/10 150 000,00 03/10 6 000,00 150,00 16/10
6 000,00 03/10 15/10 2 250,00 250,00 19/10
65 000,00 05/10 28/10 100,00 150,00 24/10
9 000,00 06/10 31/10 6 000,00
07/10 10 000,00 14 350,00 550,00
08/10 2 000,00 13 800,00 SD
3 500,00 09/10 14 350,00 14 350,00
750,00 17/10
6 700,00 20/10 6061 Papeterie pas stockables
1 500,00 21/10 30/10 2 300,00
5 000,00 30/10 2 300,00 0,00
2 300,00 31/10 2 300,00 SD 31/10
3 000,00 31/10 2 300,00 2 300,00
31/10 450,00
162 450,00 102 750,00
59 700,00 SD 31/10
162 450,00 162 450,00
6064 Papeterie administrative 616 allocations d'Assurance
09/10 1 000,00 200,00 10/10 18/10 6 700,00
1 000,00 200,00 6 700,00 0,00
800,00 SD 31/10 6 700,00 SD
1 000,00 1 000,00 6 700,00 6 700,00
623 Publicité, … 635 Autres impôts et impôts
19/10 250,00 15/10 750,00
250,00 0,00 750,00
250,00 SD 31/10 750 SD
250,00 250,00 750,00 750,00
641 Paiement pour le personnel 661 Charges d'intérêts
31/10 3 000,00 20/10 1 500,00
3 000,00 0,00 1 500,00 0,00
3 000,00 SD 31/10 1 500,00 31/10
3 000,00 3 000,00 1 500,00 1 500,00
671 Charges exceptionnelles, … 706 Services
24/10 150,00 16/10 150,00 2 250,00 15/10
150,00 150,00 6 450,00 31/10
150,00 SD 31/10 150,00 8 700,00
150,00 150,00 31/10 SC 8 550,00
8 700,00 8 700,00
771 Produits exceptionnels
100,00 28/10
0,00 100,00
SC 100,00
100,00 100,00
Libra 31/10/98
Libra 31/10/97
N cptes Nom des comptes les Ventes Somme
Crédit de Débit de Crédit de Débit
101 Capital 150 000,00 150 000,00
164 Prêts 10 000,00 10 000,00
205 Concessions. 7 400,00 7 400,00
Matériel 2182 de transport 65 000,00 65 000,00
2183 matériel de Bureau 14 100,00 2 000,00 12 100,00
401 Fournisseurs 200,00 1 000,00 800,00
404 Fournisseurs d'immobilisations 5 000,00 9 000,00 4 000,00
512 Banque 162 450,00 102 750,00 59 700,00
530 Boîte 14 350,00 550,00 13 800,00
6061 Papeterie pas stockables 2 300,00 2 300,00
6064 Papeterie administrative 1 000,00 200,00 800,00
616 allocations d'Assurance 6 700,00 6 700,00
623 Publicité, … 250,00 250,00
635 Autres impôts et impôts 750,00 750,00
641 Paiement pour le personnel 3 000,00 3 000,00
661 Charges d'intérêts 1 500,00 1 500,00
671 Charges exceptionnelles 150,00 150,00
706 Services 150,00 8 700,00 8 550,00
771 Produits exceptionnels 100,00 100,00
TOTAUX 284 300,00 284 300,00 173 450,00 173 450,00
Équilibre et compte de résultats 31/10/97
Compte de résultats 31/10/97
Charges Produites
Papeterie pas stockables 2 300,00 Services 8 550,00
Papeterie administrative 800,00 Produits exceptionnels 100,00
Allocations d'assurance 6 700,00
Publicité, … 250,00
D'autres impôts et impôts 750,00
Paiement pour le personnel 3 000,00
Charge avec intérêts 1 500,00
Charges exceptionnelles 150,00
Total de charges 15 450,00 Total de produits 8 650,00
Résultat (Perte 6 800,00)
TOTAL 15 450,00 TOTAUX 15 450,00
ÉQUILIBRE 31/10/97
ACTIF PASSIF
LES ACTIONS D'ACTIONNAIRES D'IMMOBILISATIONS
Concessions. 7 400,00 Capital 150 000,00
Matériel de transport 65 000,00 Résultat (Perte) - 6 800,00
Matériel de bureau 12 100,00 TOTAUX I 143 200,00
TOTAUX I 84 500,00 DETTES
Prêt d'ACTIFS COURANTS 10 000,00
Banque 59 700,00 Fournisseurs 800,00
Boîte 13 800,00 Fournisseurs d'immobilisations 4 000,00
TOTAUX II 73 500,00 TOTAUX II 14 800,00
TOTAUX I + II 158 000,00 TOTAUX I + II 158 000,00
Situation de la société 31/10/97
La société est à présent dans la perte. Cette situation est des sociétés typiques dans la phase de création (les reçus sont toujours insuffisants pour couvrir des charges nécessaires pour la mise en marche de l'activité). Il est recommandé d'attendre quelques mois pour apprécier de nouveau la situation
